Confidentialité

Qui nous sommes

Aurore est un produit d’engagement des employés, destiné aux entreprises. Il couvre les sondages, les résultats, les entretiens 1:1, les évaluations, la reconnaissance et les retours, les congés, les imports et un journal d’audit. L’application est sur app.getaurore.com. Ce site est getaurore.com.

Aurore est exploité par Sebastian Sanio, à Montréal, au Québec, au Canada. Dans cette politique, « Aurore », « nous » et « notre » désignent Sebastian Sanio. « Client » désigne l’entreprise qui ouvre un compte. « Employé » désigne une personne dont le client verse les renseignements dans le compte, y compris les administrateurs.

Les questions sur la confidentialité vont à hello@getaurore.com.

Responsable du traitement et sous-traitant

Le client décide pourquoi les renseignements des employés sont utilisés. Pour ces renseignements, le client est le responsable du traitement au sens du RGPD et des lois semblables, et l’organisation responsable des renseignements personnels au sens de la LPRPDE et de la Loi 25 du Québec. Aurore est le sous-traitant, et le fournisseur de services. Nous traitons ces renseignements selon les instructions du client, pour fournir le produit.

Nous sommes le responsable du traitement pour les renseignements que nous recueillons pour nos propres fins : les données de compte des administrateurs, les contacts de facturation, les journaux de sécurité de nos propres systèmes, et les messages qui nous sont envoyés depuis ce site ou à hello@getaurore.com.

Un accord de traitement des données, pour le rôle de sous-traitant, est disponible sur demande. Tant que le client ne l’a pas signé, cette politique et les conditions décrivent le même partage des rôles.

Renseignements que nous recueillons

Nous recueillons ce dont le produit a besoin pour faire fonctionner le compte du client. Nous ne vendons pas de renseignements personnels. Nous ne demandons pas de numéro de carte de paiement dans le produit.

• Données de compte. Nom, courriel professionnel, nom de l’entreprise, rôle, langue, et les identifiants que notre service de connexion utilise. Nous conservons aussi le fait qu’un compte a été créé, et le moment d’une connexion.
• Répertoire des employés. Nom, courriel professionnel, rôle, équipe, gestionnaire, et tout autre champ que le client saisit ou importe.
• Réponses aux sondages. Réponses et commentaires. Elles sont conservées sans lien avec la personne qui les a envoyées.
• Entretiens 1:1. Les deux participants, la date, l’ordre du jour, les notes partagées et les actions.
• Évaluations. Le cycle, l’autoévaluation et l’évaluation du gestionnaire.
• Reconnaissance et retours. La reconnaissance visible par l’entreprise, le retour privé, et une demande d’avis à un collègue.
• Congés. Types, droits annuels, demandes, décisions, et qui est absent.
• Journal d’audit. Qui a modifié les personnes, les réglages, les sondages, les évaluations et les congés, et quand. Le journal ne conserve ni les réponses aux sondages, ni les notes de 1:1, ni les écrits privés.
• Messages. Ce que vous envoyez à hello@getaurore.com, y compris une demande de démo.

Anonymat des sondages

Les liens de sondage sont à usage unique. La réponse n’est pas conservée contre une personne, et un résultat n’est pas une liste de qui a dit quoi.

Les scores et les commentaires restent masqués tant que le groupe n’est pas assez grand. Le minimum est de 5. Le client peut le monter. Il ne peut pas le descendre. Un groupe sous ce seuil n’affiche rien, pas même un indice arrondi.

C’est un contrôle du produit. Ce n’est pas une promesse qu’un commentaire, dans une très petite entreprise, ne pourra jamais être deviné à son libellé. Le client ne devrait pas poser une question à laquelle une seule personne peut répondre.

Les entretiens 1:1, les évaluations, la reconnaissance, les retours privés et les congés ne sont pas anonymes. Chacun n’est montré qu’aux personnes que le produit autorise : les deux personnes de l’entretien, les personnes de l’évaluation, l’entreprise pour la reconnaissance publique, l’auteur et le destinataire pour un retour privé sauf si l’auteur le partage, et les personnes qui traitent une demande de congé.

Finalités et bases juridiques

Les renseignements des employés servent à faire fonctionner les sondages, les résultats, les entretiens 1:1, les évaluations, la reconnaissance, les retours, les congés, les imports et le journal d’audit. Le client choisit ces finalités. Lorsque le RGPD s’applique à nous en tant que sous-traitant, notre base est le contrat avec le client. La base du client à l’égard de ses employés lui appartient. C’est souvent la relation de travail, ou un intérêt légitime à faire fonctionner l’équipe. Lorsqu’une loi exige le consentement, c’est le client qui doit l’obtenir.

Nous créons le compte de l’entreprise, envoyons un code de vérification et conservons la session pour que le client puisse se connecter. La base est le contrat. Nous utilisons des journaux de sécurité pour protéger le service, examiner les incidents et tenir les données d’un client à l’écart de celles d’un autre. La base est l’intérêt légitime, et une obligation légale lorsque la loi en impose une.

Nous lisons le courrier envoyé à hello@getaurore.com et nous y répondons. La base est l’intérêt légitime, et les mesures précontractuelles lorsqu’une personne demande à devenir cliente.

Le prix du service est de 3 USD par employé et par mois. Lorsque la facturation commencera, nous utiliserons le compte et le nombre d’employés pour facturer le client. La base est le contrat, et l’obligation légale de conserver les pièces fiscales.

Nous pouvons utiliser des comptes agrégés qui n’identifient personne, par exemple le fait qu’un sondage a été envoyé, pour garder le service fiable. Nous n’utilisons pas le contenu des employés pour faire de la publicité, et nous ne l’utilisons pas pour entraîner des modèles destinés à d’autres clients.

Nous pourrions plus tard offrir des fonctions facultatives qui appellent Amazon Bedrock. Elles ne traitent pas le contenu des clients aujourd’hui. Si nous les offrons, le client choisira de les activer, et nous les décrirons d’abord dans le produit. Nous ne permettrons pas que le contenu envoyé à ces fonctions serve à entraîner des modèles de fondation pour qui que ce soit d’autre.

Une finalité nouvelle, à laquelle le client ne s’attendait pas, exige un nouvel avis, et un consentement lorsque la loi l’exige, avant que nous nous en servions.

Sous-traitants ultérieurs

Nous utilisons Amazon Web Services, Inc. pour héberger Aurore. Les données se trouvent dans la région us-east-1, aux États-Unis. AWS agit selon nos instructions, et seulement pour fournir l’infrastructure. Nous n’autorisons pas AWS à utiliser le contenu des clients pour son propre marketing.

Nous mettrons cette liste à jour avant qu’un nouveau sous-traitant ultérieur commence à traiter le contenu des clients, et nous préviendrons les titulaires de compte lorsque le changement est important. L’accord de traitement des données, disponible sur demande, est aussi l’endroit de cet avis.

• Amazon Cognito, pour la connexion et l’authentification des comptes.
• Amazon SES, pour le courriel transactionnel, comme les codes de vérification.
• Amazon DynamoDB, pour les données de l’application.
• Amazon S3, pour les fichiers tels que les imports CSV, et pour ce site.
• Amazon CloudFront, pour la diffusion de l’application et de ce site.
• Amazon Bedrock, réservé à de futures fonctions d’IA. Il ne reçoit pas le contenu des clients aujourd’hui.

Transferts internationaux

Sebastian Sanio exploite Aurore depuis Montréal, au Québec, au Canada. Le service est hébergé aux États-Unis, dans AWS us-east-1. Les renseignements personnels y sont conservés, y compris lorsque le client ou l’employé se trouve au Canada, dans l’EEE, au Royaume-Uni, en Suisse ou ailleurs.

Nous transférons les renseignements aux États-Unis parce que c’est là que le produit fonctionne. Les garanties sont le contrat avec AWS, le chiffrement en transit et au repos, et un accès limité à l’exploitation du service.

Lorsque le RGPD s’applique, l’outil de transfert que nous offrons au client est celui des clauses contractuelles types de la Commission européenne, dans le module qui correspond au rôle : sous-traitant pour les données des employés, responsable du traitement pour les données de compte que nous contrôlons. Une copie fait partie de l’accord de traitement des données, qui est disponible sur demande. Les clients de l’EEE, du Royaume-Uni ou de Suisse devraient demander cet accord avant de charger des données d’employés, afin que les clauses soient en place pour leur compte.

Sous la Loi 25 du Québec, un transfert hors du Québec doit être évalué et protégé. La destination est les États-Unis, et la raison est l’hébergement. Le contrat avec AWS et les mesures techniques ci-dessus sont la protection. Un client qui veut cette évaluation par écrit peut l’obtenir à hello@getaurore.com. Sous la LPRPDE, nous restons responsables des renseignements traités par un fournisseur, y compris à l’extérieur du Canada.

Conservation et suppression

Nous conservons le contenu du client tant que le compte est ouvert, parce que le client nous a demandé de faire fonctionner le produit avec ce contenu.

Lorsque le client supprime un enregistrement, ou ferme le compte, nous supprimons la copie active dans les 30 jours. Nous n’allongeons pas ce délai sans une raison légale. Les sauvegardes chiffrées sont écrasées selon leur cycle ordinaire. Nous ne restaurons pas dans un compte le contenu qu’un client a supprimé, sauf pour rétablir le service après un incident, et seulement si une sauvegarde le contient encore.

Les réponses aux sondages sont supprimées avec le sondage ou avec le compte. Elles ne sont pas conservées comme un profil de personne. Le journal d’audit est conservé pendant la vie du compte, puis supprimé avec lui.

Nous conservons les factures et les pièces fiscales aussi longtemps que le droit fiscal canadien l’exige. Ces pièces nomment le client. Elles ne contiennent ni réponses de sondage, ni notes de 1:1, ni retours privés. Les messages envoyés à hello@getaurore.com sont conservés le temps de répondre et de garder une courte trace de ce qui a été convenu, puis supprimés, sauf si nous en avons besoin pour un litige.

Sécurité

Nous protégeons le service par des mesures adaptées à un produit RH hébergé. Aucun hébergeur n’est à l’abri d’un incident. Ces mesures réduisent le risque. Ce n’est pas une certification, et ce brouillon ne revendique ni un rapport SOC ni un programme formel de tests d’intrusion.

Le client protège ses propres accès d’administration. Un mot de passe partagé, ou un administrateur parti qui a encore un rôle, relève du client.

• HTTPS pour l’application et ce site.
• Chiffrement au repos dans les services AWS qui conservent les données.
• Connexion par Amazon Cognito, avec un code de vérification à l’inscription.
• Séparation entre les entreprises, pour qu’un compte ne lise pas les données d’un autre.
• Liens de sondage à usage unique, réponses conservées sans personne rattachée, et taille minimale de groupe de 5.
• Notes de 1:1 limitées aux deux participants. Le rôle d’administrateur ne les ouvre pas.
• Un journal d’audit des changements administratifs.
• Accès à l’environnement de production limité à ce qu’il faut pour exploiter Aurore.

Vos droits

Les droits qui s’appliquent dépendent de l’endroit où se trouve la personne, et de qui est le responsable du traitement. Les employés commencent par leur employeur, parce que l’employeur décide des données des employés. Nous aidons le client à répondre. Une personne peut aussi écrire à hello@getaurore.com. Nous transmettrons la demande, ou nous y répondrons lorsque nous sommes le responsable. Nous pouvons devoir confirmer qui demande avant d’agir.

LPRPDE. Vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, demander une correction et contester notre conformité. Vous pouvez retirer votre consentement lorsque le consentement est la base. Nous pourrions alors ne plus pouvoir fournir le compte. Vous pouvez porter plainte au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Loi 25 du Québec. Vous pouvez demander l’accès et la rectification. Lorsque la loi le prévoit, vous pouvez demander de cesser la diffusion d’un renseignement, ou de le désindexer. Vous pouvez retirer un consentement qui était nécessaire à une finalité. Nous répondons dans les 30 jours, ou nous vous disons pourquoi il nous faut plus de temps lorsque la loi permet un délai. Vous pouvez porter plainte à la Commission d’accès à l’information du Québec. La personne responsable de la protection des renseignements personnels est nommée plus bas.

RGPD et RGPD du Royaume-Uni. Vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation et la portabilité, et vous pouvez vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime. Vous pouvez porter plainte auprès d’une autorité de contrôle. Vous pouvez retirer votre consentement lorsque nous nous en servons. Nous ne prenons pas, par le seul moyen d’un traitement automatisé, de décision qui produit des effets juridiques sur une personne. Une future fonction d’IA, si le client l’active, assisterait le client. Elle n’embaucherait pas, ne licencierait pas et ne noterait personne à elle seule.

CCPA et CPRA, pour la Californie. Vous pouvez demander à savoir, à supprimer et à corriger des renseignements personnels, et vous pouvez refuser la vente ou le partage. Nous ne vendons pas de renseignements personnels, et nous ne les partageons pas pour de la publicité comportementale intercontextuelle. Nous n’utilisons pas de renseignements personnels sensibles pour inférer des caractéristiques. Nous ne ferons pas de différence parce que vous exercez ces droits. Un mandataire autorisé peut présenter une demande avec une preuve de son autorité.

Certains renseignements ne peuvent pas être rattachés à une personne. Une réponse anonyme à un sondage en est un exemple. Lorsque nous ne pouvons pas dire de qui elle vient, il n’y a rien à rendre comme la réponse de cette personne.

Témoins (cookies)

Nous n’utilisons pas de témoins (cookies) d’analyse, de témoins publicitaires, ni d’autres témoins qui ne seraient pas strictement nécessaires. Ce site ne dépose pas de témoin de suivi. L’application conserve la session de connexion et la langue choisie dans le stockage de votre appareil, parce que le produit ne peut ni vous connecter ni retenir ce choix sans cela.

Si nous ajoutons de l’analyse, ou un stockage qui n’est pas strictement nécessaire, nous mettrons d’abord cette politique à jour. Lorsque la loi exige que nous demandions, nous demanderons avant que ce stockage soit déposé.

Enfants

Aurore est un produit de travail. Il ne s’adresse pas aux enfants. Les clients ne doivent pas l’utiliser pour recueillir des renseignements sur une personne de moins de 16 ans. Si nous apprenons que nous détenons des renseignements sur un enfant, nous les supprimerons.

Avis d’incident

Si nous apprenons un incident de confidentialité qui touche des renseignements personnels, nous agissons selon le rôle que nous avons.

En tant que sous-traitant, nous avisons le client sans délai indu. L’avis dit ce que nous savons de ce qui s’est passé, le type de renseignements en cause, et ce que nous faisons. Le client remplit ensuite ses propres devoirs envers les personnes et les autorités.

En tant que responsable du traitement, pour les renseignements de compte et de site que nous contrôlons, nous avisons les personnes concernées et les autorités lorsque la loi l’exige. Sous la LPRPDE, c’est lorsqu’il existe un risque réel de préjudice grave. Sous la Loi 25 du Québec, c’est lorsqu’il existe un risque de préjudice sérieux, et l’avis va à la Commission d’accès à l’information et aux personnes concernées. Lorsque le RGPD s’applique à nous en tant que responsable, nous avisons l’autorité de contrôle dans les 72 heures après avoir pris connaissance d’un incident qui exige un avis, sauf si la loi prévoit une exception.

Responsable de la protection

La Loi 25 du Québec exige une personne responsable de la protection des renseignements personnels. Cette personne est Sebastian Sanio. La même personne est responsable au sens de la LPRPDE. Écrivez à hello@getaurore.com avec l’objet « Confidentialité ». Sebastian Sanio est à Montréal, au Québec, au Canada. Nous n’offrons pas de voie postale.

Modifications

Nous publions les modifications sur cette page et nous changeons la date de « Dernière mise à jour ». Cette date est la date d’effet de la version que vous lisez.

Si une modification est importante pour des données de compte que nous contrôlons, nous écrirons aussi au titulaire du compte, ou nous afficherons un avis dans l’application, avant qu’elle prenne effet. Pour les données des employés, les instructions du client et tout accord de traitement signé l’emportent. Une modification de cette politique n’élargit pas en silence ce que nous faisons du contenu des employés.

Contact

Sebastian Sanio, Montréal, Québec, Canada. hello@getaurore.com. Le responsable de la protection des renseignements personnels est Sebastian Sanio, à la même adresse.

Vous pouvez aussi joindre la Commission d’accès à l’information du Québec, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou, lorsque le RGPD s’applique, votre autorité de contrôle locale.